オーストラリアのメルボルンを拠点とするビルボード・メディアは、40年以上にわたり事業を展開し、同国で最も実力のある大判印刷、POS（販売時点情報管理）ソリューション、段ボール包装のサプライヤーの一つへと成長しました。 同社は、バナー、ビルボード、粘着ビニール、硬質看板、小売用ディスプレイ、小ロットの箱、全国規模のキャンペーンなどを手掛けており、その多くは単なる印刷制作以上のニーズを持つ顧客を対象としています。

すべての生産はメルボルンの単一の施設で行われ、オーストラリア全土の顧客にサービスを提供しています。仕事の多くは実用的で、納期が厳しく、生産主導型です。しかし、中にはもっと風変わりなものもあります

。

「変わった依頼もいくつかありますよ」とドミニクは言います。 「もちろん、一般的なバナーの印刷も承っていますが、バスや路面電車、あるいは建物全体をラッピングすることもあります。あるお客様のためには、橋全体をラッピングしたこともあります。当社には豊富なノウハウがあり、業界の人々もそれを知っています。」

その知識は貴重だ。しかし、それが手作業のプロセスの中に閉じ込められたままでは、規模を拡大することは難しい。

独自の慣習から一貫性のあるデータへ

自動化への移行は、より広範な近代化プロジェクトから始まりました。 長年にわたり、Billboard Mediaは高度にカスタマイズされたFileMakerベースのシステムに依存してきました。そのシステムはビジネスの成長に合わせて進化し、多くの有用な独自機能を備えていました。しかし、その一方で一貫性の欠如も生じていました。アカウントマネージャーによって仕事の説明の仕方が異なり、プリプレス担当者はそれらの違いをどのように解釈すべきかを理解しなければならなかったのです。
「物事の表現が人によって異なると、結局、各人の書き方を理解するよう人々を訓練することになってしまう」とドミニクは言う。「このアカウントマネージャーからの指示ならこうし、別のマネージャーからの指示ならああする、といった具合に。」

彼らはまず新しいMISシステムを導入することに決め、PrintIQを採用しました。したがって、この決定は単に一つの業務システムを別のシステムに置き換えるだけのものではありませんでした。それは、自動化のためのデータ基盤を構築することだったのです。 移行には課題も伴いました。従来のカスタム機能の一部は、そのまま引き継ぐことができませんでした。しかし、新しい構造により、ジョブをより一貫性を持って記述し、システム間をより確実に連携させ、ジョブデータをより有意義な方法で活用することが可能になりました。

そこで、callas pdfToolboxが登場しました。PrintIQがジョブデータを提供し、Enfocus Switchがワークフローを調整します。そして、pdfToolboxは変数、プロセスの計画、およびJavaScriptを使用して、それらのルールを実際のPDF処理に変換します。

実際の制作現場の複雑さに即したシステム構築

ドミニクにとって、pdfToolboxの魅力は、単にPDFファイルをチェック・修正できるという点だけではありませんでした。その上にシステムを構築できるという点にもありました。 評価の過程で、彼は自動化やPDF処理のためのいくつかの選択肢を検討しました。プリプレス、IT、Web開発、スクリプト作成のバックグラウンドを持つ彼は、制作上の要件に応じて標準機能の枠を超えられるツールを求めていました。

「私が気に入ったのは、このソフトウェアがスクリプト対応だったことです」と彼は言う。「すでに多くのツールが用意されていて、それらを簡単に組み合わせられることがわかりました。しかし、標準的な機能では対応できないことや、特殊なケースがあった場合でも、それに対応する方法を自分で構築することができました。」

その柔軟性が重要なのは、同社の製品の多くが、見た目ほど単純ではないからです。 バナーのような製品でさえ、驚くほど複雑になることがあります。両面で異なる仕上げが施されたり、裾処理、ポケット、ロープの縁取り、余白、アイレット、グロメット、間隔のルールなどがすべて、最終的な制作ファイルに影響を及ぼす可能性があります。実際には、制作は固定されたテンプレートではなく、ルールや計算式に基づいて行われます。

これらのルールは現在、pdfToolboxの「Process Plans」を通じて処理されています。ワークフローからのメタデータによってファイルの処理方法が制御され、デフォルト値によって、変更が必要な変数のみがシステムに渡されるようになっています。

こうした作業において、pdfToolboxは単なるプリフライトエンジンにとどまりません。それは、制作における組版および意思決定のエンジンとなるのです。ドミニク氏は、その面付け機能を活用して、従来のページ面付けだけでなく、同社が実際にジョブを制作する方法に合わせて、大判の制作ファイルの位置決め、反転、組版、および準備を行っています。 つまり、入稿された素材の品質管理にとどまらず、ジョブを完全に生産可能な状態に仕上げるのです。

例外を適切に考慮した自動化

目標は、すべてを無闇に自動化することではありません。完全に自動化された処理に適した案件もあれば、 一方で、競合や通常とは異なる仕上げの組み合わせ、あるいはルールに当てはまらない要件を含むジョブもあります。そのような場合、ワークフローによってそのジョブは手動プロセスに移行され、プリプレス担当者が内容を確認したり、アカウント管理部門と調整したり、ファイルを修正したり、手作業でアートワークを準備したりできるようになります。

この区別は重要です。自動化は専門知識に取って代わるものではありません。生産に関する知識を一貫して適用しつつ、真に必要とされる例外的なケースにのみ、人間の注意を向けるようにするものです。

「意図的に手作業のプロセスに回している作業もあるんです」とドミニクは説明する。「これは、ルールに当てはまらない5～10％のケースを処理するために設けられているものです。」

熟練したプリプレス担当者の確保がますます困難になるにつれ、この点はますます重要になってきています。ドミニクは小規模なプリプレスチームを統括していますが、彼自身の時間の多くは現在、コーディングや自動化に費やされています。定型的な制作業務のノウハウをソフトウェアに組み込めば組み込むほど、チームは経験が本当に求められる業務に、より効果的に集中できるようになります。

Workflowz Australiaの役割

Billboard Media

は

、Workflowz Australiaの支援を受けて自動化への取り組みを進めました。ドミニク氏は、達成したい目標を明確に持ち、さまざまなツールを積極的に検討する姿勢でこのプロジェクトに取り組みました。 重要なのは、単にソフトウェアを購入することではなく、技術的な要件を理解し、同社の働き方に合ったソリューションを提案できるパートナーを見つけることでした。

Workflowz Australiaは、利用可能な選択肢の評価を支援し、ドミニクの開発志向のアプローチに最適であるとしてpdfToolboxを紹介しました。その違いは重要でした。彼は、あらかじめ定義された機能しか使用できないような閉鎖的なワークフローを望んでいませんでした。彼が求めていたのは、深く学び、拡張し、連携させ、さらに発展させ続けていけるシステムだったのです。

あるいは、Workflowz Pty Ltdのマネージング・ディレクターであるアラン・ディクソン氏が次のように説明しているように：

生産能力としてのソフトウェア

現在、pdfToolboxは、より広範な自動化戦略の一環となっています。このツールは、顧客の制作データ、ジョブデータ、生産ルール、および出力要件の間に位置しています。ファイルのチェックや準備を行い、生産可能なPDFを作成するとともに、どのジョブを自動的に処理できるか、どのジョブに手動での対応が必要かを判断するのを支援します。

そのため、これは同社の事業拡大において重要な要素となっています。事業は依然として経験豊富な人材に依存しています。しかし、そうした人材に同じ手作業によるチェックや設定作業を何度も繰り返させるのではなく、彼らの知識のより多くをソフトウェア主導のプロセスへと転換することが可能になります。

生産スピードが加速し、顧客の期待が高まり、熟練したプリプレス技術者の代替がますます困難になっている市場において、その重要性はますます高まっています。

ビルボード・メディアでは、こうした取り組みが具体的な成果を生み出しています。複雑な作業もより一貫性を持って準備できるようになりました。日常的な判断は自動的に処理されます。例外的なケースは、それを解決できる知識を持つ担当者に振り分けられます。そして、プリプレスに関する専門知識を、決して標準的とは言えないあらゆる作業に活かすことが可能になっています。

困難な課題に取り組むことで知られる企業にとって、これこそがまさに重要な点なのです。