Das in Melbourne, Australien, ansässige Unternehmen Billboard Media ist seit mehr als 40 Jahren tätig und hat sich zu einem der leistungsfähigsten Anbieter des Landes in den Bereichen Großformatdruck, POS-Materialien und Wellpappeverpackungen entwickelt. Das Unternehmen produziert Banner, Plakatwände, selbstklebendes Vinyl, starre Beschilderungen, Verkaufsdisplays, Kartons in Kleinserien sowie landesweite Werbekampagnen – häufig für Kunden, die mehr als nur eine einfache Druckproduktion benötigen.

Die gesamte Produktion erfolgt in einem einzigen Werk in Melbourne, von wo aus Kunden in ganz Australien beliefert werden. Ein Großteil der Arbeit ist praxisorientiert, zeitkritisch und produktionsorientiert. Ein Teil davon ist jedoch eher ungewöhnlich.

„Wir erhalten manchmal seltsame Anfragen“, sagt Dominic. „Natürlich drucken wir die üblichen Banner, die man erwartet, aber wir bekleben auch Busse und Straßenbahnen oder ein ganzes Gebäude. Für einen Kunden haben wir eine komplette Brücke beklebt. In unserem Unternehmen steckt viel Fachwissen, und das wissen die Leute in der Branche.“

Dieses Wissen ist wertvoll. Es lässt sich jedoch nur schwer skalieren, wenn es in manuellen Prozessen eingeschlossen bleibt.

Von individuellen Arbeitsabläufen zu einheitlichem Daten

Der Schritt in Richtung Automatisierung begann mit einem umfassenderen Modernisierungsprojekt. Viele Jahre lang hatte sich Billboard Media auf ein stark angepasstes, auf FileMaker basierendes System verlassen. Dieses System hatte sich gemeinsam mit dem Unternehmen weiterentwickelt und enthielt zahlreiche nützliche benutzerdefinierte Funktionen. Allerdings führte es auch zu Inkonsistenzen. Verschiedene Kundenbetreuer beschrieben Aufträge auf unterschiedliche Weise, und die Mitarbeiter in der Druckvorstufe mussten verstehen, wie diese Unterschiede zu interpretieren waren.
„Wenn alles unterschiedlich beschrieben wird, bringt man die Mitarbeiter letztendlich dazu, sich an die jeweilige Schreibweise der einzelnen Personen anzupassen“, sagt Dominic. „Wenn es von diesem Kundenbetreuer kommt, tun Sie dies. Wenn es von einem anderen kommt, tun Sie jenes.“

Man beschloss, zunächst ein neues MIS-System einzuführen, und entschied sich für PrintIQ. Bei dieser Entscheidung ging es daher nicht nur darum, ein Geschäftssystem durch ein anderes zu ersetzen. Vielmehr ging es darum, die Datengrundlage für die Automatisierung zu schaffen. Die Umstellung verlief nicht ohne Herausforderungen; einige der alten, maßgeschneiderten Funktionen ließen sich nicht einfach übernehmen. Doch die neue Struktur ermöglichte es, Aufträge einheitlicher zu beschreiben, Systeme zuverlässiger miteinander zu verknüpfen und Auftragsdaten sinnvoller zu nutzen.

An dieser Stelle kam pdfToolbox von callas ins Spiel. PrintIQ liefert die Auftragsdaten. Enfocus Switch koordiniert den Workflow. pdfToolbox nutzt dann Variablen, Prozesspläne und JavaScript, um diese Regeln in die eigentliche PDF-Verarbeitung umzusetzen.

Aufbau auf der Grundlage realer Produktionskomplexität

Für Dominic lag der Reiz von pdfToolbox nicht nur darin, dass es PDF-Dateien prüfen und korrigieren konnte. Vielmehr lag er darin, dass es als Grundlage für weitere Entwicklungen dienen konnte. Während des Evaluierungsprozesses prüfte er verschiedene Optionen für die Automatisierung und PDF-Verarbeitung. Mit seinem Hintergrund in den Bereichen Druckvorstufe, IT, Webentwicklung und Skripterstellung suchte er nach Tools, die über die Standardfunktionalität hinausgehen konnten, wenn die Produktionsanforderungen dies erforderten.

„Was mir besonders gefiel, war, dass die Software skriptfähig war“, sagt er. „Ich sah, dass bereits zahlreiche Werkzeuge zur Verfügung standen, die ich problemlos miteinander kombinieren konnte. Sollte ich jedoch etwas tun müssen, das nicht dem Standard entsprach, oder sollte es sich um einen Sonderfall handeln, hatte ich die Möglichkeit, eine Lösung dafür zu entwickeln.“

Diese Flexibilität ist von Bedeutung, da viele Produkte des Unternehmens nicht so einfach sind, wie sie auf den ersten Blick erscheinen. Selbst ein Produkt wie ein Banner kann überraschend komplex werden. Es kann unterschiedliche Veredelungen auf jeder Seite erfordern, wobei Säume, Taschen, Seilkanten, Beschnittzugabe, Ösen, Durchführungsösen und Abstandsregeln die endgültige Produktionsdatei beeinflussen. In der Praxis unterliegt die Produktion eher Regeln und Formeln als festen Vorlagen.

Diese Regeln werden nun über die Prozesspläne von pdfToolbox abgewickelt. Die Metadaten aus dem Workflow steuern die Verarbeitung der Datei, während Standardwerte sicherstellen, dass nur die Variablen, die geändert werden müssen, an das System übergeben werden.

Für diese Art von Arbeit ist pdfToolbox nicht nur eine Preflight-Engine. Es wird zu einer Engine für die Produktionszusammenstellung und Entscheidungsfindung. Dominic nutzt die Ausschießfunktionen nicht nur für das herkömmliche Ausschießen von Seiten, sondern auch, um großformatige Produktionsdateien so zu positionieren, zu spiegeln, zusammenzustellen und vorzubereiten, wie es der tatsächlichen Arbeitsweise des Unternehmens entspricht. Es geht also nicht nur um die Qualitätskontrolle des eingehenden Materials, sondern darum, Aufträge vollständig produktionsreif zu machen.

Automatisierung, die Ausnahmen weiterhin berücksichtigt

Das Ziel besteht nicht darin, alles blindlings zu automatisieren. Manche Aufträge eignen sich für eine vollautomatische Bearbeitung. Andere enthalten Konflikte, ungewöhnliche Veredelungskombinationen oder Anforderungen, die außerhalb der Regeln liegen. In diesen Fällen leitet der Workflow den Auftrag in einen manuellen Prozess weiter, damit die Druckvorstufe ihn prüfen, mit der Kundenbetreuung klären, die Datei korrigieren oder die Druckvorlage manuell vorbereiten kann.

Diese Unterscheidung ist wichtig. Die Automatisierung ersetzt Fachwissen nicht. Sie dient der konsequenten Anwendung von Produktionswissen, während die menschliche Aufmerksamkeit für die Ausnahmen reserviert bleibt, die diese tatsächlich erfordern.

„Es gibt Dinge, die wir bewusst in einen manuellen Prozess auslagern“, erklärt Dominic. „Dieser dient dazu, die fünf oder zehn Prozent zu bearbeiten, die nicht den Regeln entsprechen.“

Dies hat zunehmend an Bedeutung gewonnen, da es immer schwieriger wird, qualifizierte Fachkräfte für die Druckvorstufe zu finden. Dominic leitet ein kleines Team in der Druckvorstufe, während er einen Großteil seiner eigenen Zeit mittlerweile mit Programmierung und Automatisierung verbringt. Je mehr routinemäßiges Produktionswissen in Software erfasst werden kann, desto effektiver kann sich das Team auf die Aufgaben konzentrieren, die wirklich Erfahrung erfordern.

Die Rolle von Workflowz Australia

Billboard Media wurde auf seinem Weg zur Automatisierung von Workflowz Australia unterstützt. Dominic ging mit einer klaren Vorstellung davon, was er erreichen wollte, und der Bereitschaft, verschiedene Tools zu prüfen, an das Projekt heran. Entscheidend war nicht nur der Kauf von Software, sondern die Suche nach einem Partner, der die technischen Anforderungen verstehen und eine Lösung empfehlen konnte, die zur Arbeitsweise des Unternehmens passte.

Workflowz Australia half bei der Bewertung der verfügbaren Optionen und stellte pdfToolbox als ideale Lösung für Dominics entwicklungsorientierten Ansatz vor. Dieser Unterschied war entscheidend. Er wollte keinen geschlossenen Workflow, bei dem er nur vordefinierte Funktionen nutzen konnte. Er wollte ein System, das er gründlich erlernen, erweitern, vernetzen und kontinuierlich weiterentwickeln konnte.

Oder, wie Alan Dixon, Geschäftsführer von Workflowz Pty Ltd, erklärt:

Software als Produktionskapazität

Heute ist pdfToolbox Teil einer umfassenderen Automatisierungsstrategie. Es fungiert als Schnittstelle zwischen den Druckvorlagen der Kunden, den Auftragsdaten, den Produktionsregeln und den Ausgabeanforderungen. Es prüft Dateien, bereitet sie vor, erstellt produktionsfertige PDF-Dateien und hilft bei der Entscheidung, welche Aufträge automatisch weiterverarbeitet werden können und welche einer manuellen Überprüfung bedürfen.

Dies macht es zu einem wichtigen Bestandteil der Skalierung des Unternehmens. Das Geschäft ist nach wie vor auf erfahrene Mitarbeiter angewiesen. Anstatt jedoch darauf zu setzen, dass diese Mitarbeiter immer wieder dieselben manuellen Überprüfungen und Einrichtungsaufgaben durchführen, lässt sich ein größerer Teil ihres Fachwissens in softwaregesteuerte Prozesse umsetzen.

Dies gewinnt in einem Markt zunehmend an Bedeutung, in dem die Produktion immer schneller wird, die Erwartungen der Kunden steigen und qualifiziertes Fachwissen im Bereich der Druckvorstufe immer schwerer zu ersetzen ist.

Bei Billboard Media führt diese Aufmerksamkeit zu konkreten Ergebnissen. Komplexe Aufträge lassen sich einheitlicher vorbereiten. Routinemäßige Entscheidungen können automatisch getroffen werden. Ausnahmen können an die Mitarbeiter weitergeleitet werden, die über das nötige Fachwissen verfügen, um sie zu lösen. Und das Know-how im Bereich der Druckvorstufe lässt sich auf Aufträge anwenden, die alles andere als Standard sind.

Für ein Unternehmen, das dafür bekannt ist, schwierige Aufgaben anzugehen, ist genau das der springende Punkt.