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新しいタブで開きます アウトリーチ社がプリフライト作業を自動化し、10ヶ月でROIを達成した方法
自動化されたワークフローを7年間運用してきたOutreach Inc.にとって、自動プリフライト処理を行うシステム「pdfToolbox」がなければ、もはや業務を遂行することはできないだろう。
アウトリーチ社 1996年に設立され、米国コロラドスプリングスに拠点を置いています。同社は長年にわたり著しい成長を遂げ、印刷・出版に加え、現在ではウェブメディア、コンサルティング、リードジェネレーションなどの事業も展開しています。アウトリーチ社は、米国およびカナダ全土で事業を展開しています。
アウトリーチ社の顧客は、主に教会および教会コミュニティと関わりのある非営利団体で構成されています。同社の目標は、これらの組織に最高品質の製品を最も手頃な価格で提供することです。
手動によるプリフライト作業が問題を引き起こす
アウトリーチ社は主に教会を顧客としているため、その生産は季節的な変動が激しい。クリスマスやイースターなどの時期には、受注が急増する。「こうした繁忙期には、常に2つの問題に直面していました」と、アウトリーチ社の生産マネージャー、スティーブ・スワート氏は語る。 「第一に、手動によるプリフライトチェックでは多くのエラーを見逃してしまい、それらが印刷工程の途中で予期せず表面化していました。第二に、注文量が膨大だったため、プリフライトチェック作業だけに専念するスタッフが1日10時間以上も働かざるを得ない状況でした。」
2014年、Outreach Inc.では状況がもはや維持不可能な状態となり、プリプロダクションプロセスの変革が求められる時期を迎えていました。「これまでの実務経験から、自動化されたプリフライトアプリケーションがもたらすメリットと精度の高さを理解していました」とスティーブ・スワート氏は語ります。 「何と言っても、信頼性の高いソフトウェアがあれば、ワークフローを乱すような人為的なミスや疲労に左右されることはありません。アプリケーションは常に指示通りに動作してくれます。そこで私は、当社の最大の課題を解決してくれるソフトウェアソリューションを探すべきだとCOOを説得することに成功しました。販売代理店を通じて、私たちは最終的に 「フォー・ピーズ。」
pdfToolboxが救世主
Outreach Inc.の課題とニーズについて話し合った後、Four PeesのCTOであるDavid van Driessche氏と販売代理店は、次のように提案しました。 pdfToolbox Server 最善の解決策として。
デビッドは当初、私たちのためにいくつかのプロファイルを作成してくれ、その後、私たちはそれを基に拡大を続けてきました。現在、当社が提供するさまざまな製品バリエーションのため、callasでは約140件のジョブが実行されています。
Steve Swart
Production Manager at Outreach Inc.
「その数は、社内のデザイン部門による作業、コマンドライン版のpdfToolboxを通じて取り込まれるWeb-to-Printからの作業、そしてお客様が外部のデザイナーから提供された作業が組み合わさったものです。 セットアップの数がこれほど多い理由の一つは、当社のWeb-to-Printで作成される製品と、通常のデザイン部門で作成される製品とでは、要件が異なるためです。」
「もうひとつ特筆すべき点は、導入プロセス全体がリモートで行われたことです」と、Four PeesのCTOであるデビッド・ヴァン・ドリースチェ氏は付け加えます。「コロナ禍が1年続いた今となっては、これはごく当たり前のことのように思えますが、2014年当時は決して当然のことではありませんでした。それにもかかわらず、すべてはスムーズに進み、何の問題もありませんでした。 この事例では、良好なコミュニケーションが鍵となりました」。スティーブ・スワート氏は次のようにコメントしています。「導入作業は電話を通じて行われ、デビッドが当社を訪れることもなかったにもかかわらず、ほぼ即座に安心感を得ることができました。私たちはすぐに、デビッドの専門知識を信頼でき、うまくいくだろうと確信しました。」
自動化されたプリフライトチェックは、私たちの日常業務の一部となっており、私たちはソフトウェアに全面的に依存しています。
自動プレフライトチェックのメリット
pdfToolbox Serverの導入により、Outreach Inc.にはすでに多くのメリットがもたらされています。 「このソフトウェアを導入する前は、私がグラフィックデザイナー数名にトレーニングを行った上で、彼らにプリフライト作業を行わせていました。pdfToolbox Serverの導入により、彼らは本来の業務に戻ることができ、反復的で時間のかかるプリフライト作業から解放されました」と、Outreach Inc.の制作マネージャーであるスティーブ・スワート氏は述べています。 「導入から7年が経ち、私以外の同僚のうち1、2人を除いて、手動によるプリフライトの仕組みを知っている人はもういないと思います。 自動化されたプリフライトは私たちの日常業務の一部となり、私たちは完全にこのソフトウェアに依存しています。一方で、技術職に就こうとする人がますます少なくなっているため、印刷業界に迫りつつある現在のスキル不足の危機に対して、この導入は私たちを非常に有利な立場に置いてくれました。」
「pdfToolbox Serverの導入によって解決された最大の課題は、労力の削減でした。この点だけを考えれば、投資回収期間は9か月か10か月程度だったでしょう。印刷機で台無しにしていたジョブも考慮に入れれば、それよりもさらに短期間で回収できたはずです。 私たちには単に労力の削減が必要だっただけで、ワークフローの効率化や、日々の業務におけるソフトウェアの信頼性といったその他の利点は、すべて私たちにとってのボーナスでした。」
さらに、季節的な要因は、アウトリーチ社にとってもはや問題とはなっていません。 「pdfToolbox Serverが処理に追いつかないような時期は、これまで一度もありませんでした。今年のイースター期間中は、おそらく3～4週間にわたり、Web-to-Print経由で週に少なくとも1,000件のプリフライト処理を行い、さらに社内のデザイン関連のプリフライトも400件ほど処理していました。 これは2014年の処理量よりもはるかに多いのですが、ソフトウェアはまったく問題なく処理しています」と、スティーブ・スワート氏は述べています。
9-10
月次ROI
1000
週あたりのプレフライト
7年が経過した今でも、Outreach Inc.はpdfToolboxに非常に満足しており、その有用性を確信しています。同社にとって、もはやpdfToolboxなしでは業務を遂行することはできないほどです。
当時、David van Driessche氏はFour PeesのCTOを務めていましたが、現在はcallas softwareのチーフ・エバンジェリストを務めています。
