Fancy Walls: Vom Wohnzimmertisch zur automatisierten Tapetenproduktion
Öffnet in neuem Tab Wie Outreach Inc. den Preflight automatisierte und innerhalb von zehn Monaten einen ROI erzielte
Nach sieben Jahren Erfahrung mit einem automatisierten Arbeitsablauf wäre Outreach Inc. ohne das System „pdfToolbox“ für den automatisierten Preflight-Prozess nicht mehr in der Lage, seinen Betrieb aufrechtzuerhalten.
Outreach Inc. Das Unternehmen wurde 1996 gegründet und hat seinen Sitz in Colorado Springs in den Vereinigten Staaten. Im Laufe der Jahre ist das Unternehmen erheblich gewachsen und ist neben dem Druck- und Verlagswesen mittlerweile auch in anderen Geschäftsbereichen wie Webmedien, Beratung, Lead-Generierung usw. tätig. Outreach Inc. ist in den gesamten Vereinigten Staaten und Kanada aktiv.
Zu den Kunden von Outreach Inc. zählen in erster Linie Kirchen und gemeinnützige Organisationen, die mit der kirchlichen Gemeinschaft verbunden sind. Das Ziel des Unternehmens ist es, diesen Organisationen Produkte von höchster Qualität zu möglichst günstigen Preisen anzubieten.
Manuelles Preflighting verursacht Probleme
Da Outreach Inc. hauptsächlich mit Kirchen zusammenarbeitet, ist die Produktion des Unternehmens eher saisonabhängig. In Zeiten wie Weihnachten und Ostern verzeichnet das Unternehmen enorme Auftragsspitzen. „In diesen Spitzenzeiten stießen wir stets auf zwei Probleme“, sagt Steve Swart, Produktionsleiter bei Outreach Inc. „Erstens haben wir viele Fehler übersehen, die bei der manuellen Vorabprüfung entstanden und erst während des Druckvorgangs unerwartet zutage traten. Zweitens musste aufgrund des hohen Auftragsvolumens ein Mitarbeiter mehr als 10 Stunden täglich ausschließlich mit der Vorabprüfung von Aufträgen beschäftigt sein.“
Im Jahr 2014 war die Situation nicht mehr tragbar, und es war an der Zeit, den Vorproduktionsprozess bei Outreach Inc. zu ändern. „Aus früheren Berufserfahrungen wusste ich, welche Vorteile und welche Präzision eine automatisierte Preflight-Anwendung bieten kann“, berichtet Steve Swart. „Schließlich ist man mit einer zuverlässigen Software nicht von menschlichen Fehlern oder Ermüdungserscheinungen abhängig, die den Arbeitsablauf stören können. Die Anwendung führt stets genau das aus, was man von ihr verlangt. Daher gelang es mir, unseren COO davon zu überzeugen, dass ich nach einer Softwarelösung suchen sollte, die unsere größten Probleme beseitigen würde. Über einen Wiederverkäufer kamen wir schließlich in Kontakt mit „Vier P.“
pdfToolbox als Rettung
Nach einer Erörterung der Probleme und Anforderungen von Outreach Inc. schlugen David van Driessche, CTO von Four Pees, und der Wiederverkäufer vor, pdfToolbox Server als die bestmögliche Lösung.
David hat zunächst einige Profile für uns erstellt, und von da an haben wir das Ganze einfach weiter ausgebaut. Derzeit laufen in Callas etwa 140 Aufträge, was auf die verschiedenen Produktvarianten zurückzuführen ist, die wir anbieten.
Steve Swart
Production Manager at Outreach Inc.
„Diese Zahl setzt sich zusammen aus Aufträgen unserer internen Designabteilung, Aufträgen aus unserem Web-to-Print-Bereich, die über die Befehlszeilenversion von pdfToolbox eingespielt werden, sowie Aufträgen, die Kunden von einem externen Designer bereitstellen. Ein Grund dafür, dass wir so viele Konfigurationen haben, liegt darin, dass Produkte aus unserem Web-to-Print-Bereich andere Anforderungen stellen als Produkte aus unserer regulären Designabteilung.“
„Erwähnenswert ist außerdem, dass der gesamte Installationsprozess aus der Ferne durchgeführt wurde“, fügt David van Driessche, CTO von Four Pees, hinzu. „Nach einem Jahr mit Covid-19 erscheint dies durchaus plausibel, doch im Jahr 2014 war dies alles andere als selbstverständlich. Dennoch verlief alles reibungslos und ohne Probleme. Eine gute Kommunikation war in diesem Fall entscheidend.“ Steve Swart kommentiert: „Obwohl die Installation per Telefon erfolgte und David das Unternehmen nie persönlich besucht hat, entstand fast sofort ein Gefühl des Vertrauens. Wir hatten sofort das Gefühl, dass wir uns auf Davids Fachwissen verlassen konnten und dass alles gut laufen würde.“
Das automatisierte Preflighting ist mittlerweile Teil unseres Arbeitsalltags geworden, und wir verlassen uns voll und ganz auf die Software.
Vorteile des automatisierten Preflightings
Die Installation von pdfToolbox Server hat Outreach Inc. bereits zahlreiche Vorteile gebracht. „Bevor wir die Software erworben haben, habe ich einige Grafikdesigner nach einer entsprechenden Schulung mit dem Preflight-Prozess betraut. Durch die Integration von pdfToolbox Server konnten sie wieder ihren gewohnten Aufgaben nachgehen und die sich wiederholenden und zeitaufwändigen Preflight-Aufgaben hinter sich lassen“, sagt Steve Swart, Produktionsleiter bei Outreach Inc. „Sieben Jahre später glaube ich nicht, dass außer mir und vielleicht noch ein oder zwei Kollegen überhaupt noch jemand weiß, wie ein manuelles Preflighting funktioniert. Das automatisierte Preflighting ist Teil unseres Arbeitsalltags geworden, und wir verlassen uns voll und ganz auf die Software. Andererseits hat es uns wirklich gut auf den aktuellen Fachkräftemangel vorbereitet, der die Druckbranche erfasst, da immer weniger Menschen bereit sind, technische Berufe zu ergreifen.“
„Das größte Problem, das durch die Installation von pdfToolbox Server gelöst wurde, war die Arbeitsersparnis. Betrachtet man allein diesen Aspekt, betrug die Amortisationszeit wahrscheinlich 9 oder 10 Monate. Berücksichtigt man zudem die Aufträge, die wir früher auf der Druckmaschine ruiniert haben, wäre sie sogar noch kürzer ausgefallen. Wir benötigten einfach diese Arbeitsersparnis; all die anderen Aspekte wie die Übersichtlichkeit des Arbeitsablaufs und die tägliche Zuverlässigkeit der Software waren für uns ein zusätzlicher Gewinn.“
Zudem stellt der saisonale Ansatz für Outreach Inc. kein Problem mehr dar. „Wir hatten noch nie einen Zeitraum, in dem unser pdfToolbox Server mit der Arbeitslast überfordert war. An Ostern hatten wir wahrscheinlich drei oder vier Wochen, in denen wir mindestens 1.000 Preflights pro Woche über unser Web-to-Print-System durchgeführt haben und dann wahrscheinlich noch weitere 400 interne Design-Preflights. Das ist weitaus mehr als das, was wir 2014 bewältigt haben, und die Software hat damit überhaupt keine Probleme“, kommentiert Steve Swart.
9-10
monatlicher ROI
1000
Vorabkontrollen pro Woche
Auch nach sieben Jahren ist Outreach Inc. nach wie vor sehr zufrieden mit pdfToolbox und von der Software überzeugt. Ohne sie wäre der Geschäftsbetrieb nicht mehr möglich.
David van Driessche war damals CTO bei Four Pees, ist heute jedoch Chief Evangelist bei callas software.
