特にヨーロッパでは、多くの人々がDIN Media（旧Beuth Verlag）を、ドイツ最大級の専門情報・知識プロバイダーの一つとして知っています。同社は長年にわたり、高品質で耐久性に優れた製品やサービスの提供に注力してきました。 2019年、DIN Mediaはcallas社の「pdfaPilot」および「pdfToolbox」を導入しました。これらのソフトウェアは、PDF/AおよびPDF/Xファイルを自動的に処理、変換、検証します。これにより、同社の手作業による負担が大幅に軽減されました。

「規格、基準、ガイドラインの発行元として、当社は自社の刊行物が高い品質基準を満たし、あらゆる法的要件を遵守していることを確実にしなければなりません」と、Beuth Verlagの政策策定プロジェクトマネージャーであるマーク・ロイター氏は述べています。

DIN Mediaでは、ファイルにPDF/A-1b規格を採用しています。これにより、出版物に含まれるすべてのフォント、数式、記号が、一貫した外観で再現されることが保証されます。

また、ファイルは正しい構造である必要があります。構造上の誤りは、ソフトウェアの支援なしでは画面上では見つけにくい場合があります。例えば、複雑な数式には、数学記号や珍しい積分記号、単位などが含まれていることがあります。PDF上では正しく表示されていても、印刷すると正しく出力されないことがあります。

「こうしたエラーやその他のエラーについて、すべての基準を手作業で確認しなければならないとしたら、その作業量は膨大になるでしょう。」

4万件のDIN規格のうち、callas toolsが3万1千件を自動的に処理・修正しました。さらに6千件については、基本的な手作業のみが必要でした。残りの3千件のファイルについては、DIN Mediaの従業員が自ら確認を行いました。

これらのファイルのほとんどは、PDFが登場したばかりの頃、作成者がこの形式にまだ不慣れだった時期に作成されたものです。pdfToolboxとpdfaPilotのおかげで、手作業を最小限に抑えることができました。これらのツールが備えるコンテンツベースの検索機能により、DIN Mediaは出版物の完成度や草案の段階に応じて、その検証や変換を行うことが可能となっています。

2020年のリリース以降、DIN Mediaはこのソフトウェアを利用して、ZUGFeRD準拠のデジタル請求書を自動的に作成しています。

pdfaPilotは、可能な限り、未定義のシンボル、CIDセット、文字幅などの問題を修正します。また、DIN Mediaが透明度に関する問題を解決するのにも役立ちました。ソフトウェアでエラーを修正できない場合は、問題のあるコンテンツに直接アクセスできるブックマーク付きのレポートを生成します。このアプローチにより、印刷用およびダウンロード用ファイルに関する問題のほぼすべてを未然に防ぐことができます。

また、グラフィカルエディタを使用することで、プロセス計画の作成やワークフローの明確な記録が容易になります。

請求書の自動分割

DIN Media社では、pdfaPilotを活用して、ロボティック・プロセス・オートメーション（RPA）により請求書ファイルを分割しています。一般的な500ページのPDFファイルには、多数の個別の請求書が含まれています。pdfaPilotは特定のテキストフレーズを識別し、それを基にファイルを自動的に分割します。この処理にかかる時間は、従来の1時間からわずか60秒に短縮されました。 また、このソフトウェアにより、PDFファイルのプレフィックスやサフィックスによるファイル名の変更も簡単に行えるようになりました。

「これは、解像度や色設定の異なる、一意の名前が付けられたファイルバージョンを生成する、当社の新しいPDF/Xプリフライトプロセスにおいて特に有用です。」

DIN Media社も、pdfaPilotを使用して、選定された規格をPDF/UA準拠のファイルに変換しています。

「callasの技術がなければ、これほど効率的に業務を行うことは到底できなかったでしょう。現在では、PDF/A準拠を保証できるほか、受け付けた請求の98％をソフトウェアだけで処理できるようになりました。callasとその販売代理店であるFour Peesは、この分野において素晴らしいサポートを提供してくれています。」

DIN Mediaの詳細については、こちらをご覧ください。