Viele Menschen, insbesondere in Europa, kennen DIN Media (ehemals Beuth Verlag) als einen der größten Anbieter von Fachinformationen und Fachwissen in Deutschland. Das Unternehmen legt seit langem großen Wert auf die Bereitstellung hochwertiger, langlebiger Produkte und Dienstleistungen. Im Jahr 2019 führte DIN Media die Programme „callas pdfaPilot“ und „pdfToolbox“ ein. Die Software verarbeitet, konvertiert und validiert PDF/A- und PDF/X-Dateien automatisch. Dadurch konnte der manuelle Arbeitsaufwand des Verlags erheblich reduziert werden.

„Als Herausgeber von Standards, Normen und Richtlinien müssen wir sicherstellen, dass unsere Veröffentlichungen hohen Qualitätsstandards entsprechen und alle gesetzlichen Anforderungen erfüllen“, sagt Mark Reuter, Projektleiter für die Erstellung von Richtlinien beim Beuth Verlag.

DIN Media verwendet für seine Dateien den PDF/A-1b-Standard. Dies gewährleistet eine einheitliche visuelle Darstellung aller Schriftarten, Formeln und Symbole in seinen Publikationen.

Die Dateien müssen zudem die richtige Struktur aufweisen. Strukturfehler lassen sich ohne Softwareunterstützung auf dem Bildschirm oft nur schwer erkennen. So kann eine komplexe Formel beispielsweise mathematische Symbole, ungewöhnliche Integrale oder Einheiten enthalten. Im PDF-Format mag sie korrekt aussehen, beim Ausdrucken jedoch fehlerhaft dargestellt werden.

„Wenn wir alle unsere Standards manuell auf diese und andere Fehler überprüfen müssten, wäre der Arbeitsaufwand beträchtlich.“

Von den 40.000 DIN-Normen wurden 31.000 automatisch von callas-Tools verarbeitet und korrigiert. Bei weiteren 6.000 waren lediglich geringfügige manuelle Nachbearbeitungen erforderlich. Die verbleibenden 3.000 Dateien wurden von den Mitarbeitern von DIN Media selbst geprüft.

Die meisten dieser Dateien stammen aus den Anfängen des PDF-Formats, als die Autoren noch wenig Erfahrung mit diesem Format hatten. Mit pdfToolbox und pdfaPilot konnte der manuelle Aufwand auf ein Minimum reduziert werden. Dank ihrer inhaltsbasierten Suchfunktionen ist DIN Media in der Lage, Publikationen je nach ihrem Reifegrad oder Entwurfsstatus zu prüfen und zu konvertieren.

Seit den Veröffentlichungen im Jahr 2020 nutzt DIN Media die Software zudem zur automatischen Erstellung von ZUGFeRD-konformen digitalen Rechnungen.

Soweit möglich, behebt pdfaPilot Probleme wie undefinierte Symbole, CID-Sätze und Zeichenbreiten. Zudem half das Programm DIN Media bei der Lösung von Problemen im Zusammenhang mit Transparenz. Kann die Software einen Fehler nicht beheben, erstellt sie einen Bericht mit Lesezeichen, die die Mitarbeiter direkt zu den betroffenen Inhalten führen. Durch diesen Ansatz lassen sich nahezu alle Probleme mit gedruckten und herunterladbaren Dateien vermeiden.

Der grafische Editor erleichtert zudem die Erstellung von Prozessplänen und die übersichtliche Dokumentation von Arbeitsabläufen.

Automatische Aufteilung von Rechnungen

DIN Media nutzt pdfaPilot zudem zur Aufteilung von Rechnungsdateien mittels robotergestützter Prozessautomatisierung. Eine typische 500-seitige PDF-Datei enthält zahlreiche einzelne Rechnungen. pdfaPilot identifiziert bestimmte Textphrasen und nutzt diese, um die Datei automatisch aufzuteilen. Der Vorgang dauert nun nur noch 60 Sekunden statt einer Stunde. Die Software vereinfacht zudem die Umbenennung von PDF-Präfixen und -Suffixen.

„Dies ist besonders nützlich für unseren neuen PDF/X-Preflight-Prozess, bei dem Dateiversionen mit eindeutigen Namen und unterschiedlichen Auflösungen und Farben erstellt werden.“

DIN Media nutzt zudem pdfaPilot, um ausgewählte Normen in PDF/UA-konforme Dateien zu konvertieren.

„Ohne die Technologie von callas hätten wir dies einfach nicht effizient genug umsetzen können. Wir können nun die PDF/A-Konformität gewährleisten und 98 % der bei uns eingehenden Anträge ausschließlich mithilfe von Software bearbeiten. callas und sein Vertriebspartner Four Pees bieten in diesem Bereich hervorragende Unterstützung.“

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