電子請求書は、企業にとって多くのメリットをもたらします。特に、メディア形式を切り替えることなく、自動的かつ継続的に処理することができます。法的要件により、EU内の企業は取引先に対して電子請求書を送受信することが義務付けられています。移行期間は国によって異なります。ただし、この目的において、単なるPDFファイルは電子請求書とはみなされません。
単なるPDFファイルは、電子請求書とはみなされません。データは、例えばXML形式など、構造化されている必要があります。EU規格CEN 16931:2017では、電子請求書が満たすべき要件が詳細に定義されています。 この規格に基づいて確立された主なフォーマットは、XRechnungおよびFactur-X規格（ドイツではZUGFeRD請求書として知られる）です。後者のハイブリッド形式には、対話型の検証のために即座に視覚的に表示できるという利点があります。
原則として、どのような構造化された請求書フォーマットでもPDFコンテナに組み込むことができます。ただし、Factur-XおよびZUGFeRDでは、その仕組みが事前に定義されています。この場合、PDFコンテナはPDF/Aと呼ばれるアーカイブ規格に準拠している必要があります。
pdfaPilot を使用すると、ZUGFeRD/Factur-X または XRechnung 形式の XML データレコードをハイブリッド請求書に変換することができます。 このソリューションでは、請求書の送信にPDF/A-3をキャリアフォーマットとして使用します。請求書の受取人は、pdfaPilotを使用して、XMLデータとPDF/Aファイルの両方を検証できます。また、埋め込まれた構造化された請求書データを抽出して可視化することも可能です。これにより、データがPDFファイルに表示されている情報と一致しているかどうかを非常に簡単に確認できます。
pdfaPilotは、PDF/Aに基づくその他のハイブリッド請求書フォーマットにおいても構造化データを生成します。この場合、callasのソリューションは再びPDF/Aコンポーネントの検証を行い、さらなる処理のために構造化された請求書データを抽出します。
