Arbeiten mit elektronischen Rechnungen

Elektronische Rechnungen bieten Unternehmen eine Reihe von Vorteilen. Insbesondere lassen sie sich automatisch und kontinuierlich verarbeiten, ohne dass ein Wechsel des Medienformats erforderlich ist. Aufgrund gesetzlicher Vorschriften sind Unternehmen in der EU verpflichtet, elektronische Rechnungen an ihre Geschäftspartner zu versenden oder von diesen zu empfangen. Die Übergangsfristen variieren von Land zu Land. Eine einfache PDF-Datei gilt in diesem Zusammenhang jedoch nicht als elektronische Rechnung.

Funktionen

Product Illustrations_pdfaPilot_04 Electronic invoicing

Hybridrechnungen

Eine einfache PDF-Datei gilt nicht als elektronische Rechnung. Die Daten müssen strukturiert sein, beispielsweise im XML-Format. Die EU-Norm CEN 16931:2017 legt detailliert fest, welche Anforderungen elektronische Rechnungen erfüllen müssen. Die wichtigsten auf der Grundlage dieses Standards etablierten Formate sind die XRechnung und der Factur-X-Standard (in Deutschland als ZUGFeRD-Rechnung bekannt). Dieses hybride Format bietet den Vorteil, dass es eine sofortige visuelle Darstellung zur interaktiven Validierung unterstützt.

Creating e invoices with pdfaPilot

Hybridrechnungen mit pdfaPilot

Grundsätzlich lässt sich jedes strukturierte Rechnungsformat in einen PDF-Container integrieren. Factur-X und ZUGFeRD legen jedoch fest, wie dies erfolgen soll. In diesem Fall muss der PDF-Container dem als PDF/A bekannten Archivierungsstandard entsprechen.

Mit pdfaPilot lassen sich XML-Datensätze im ZUGFeRD/Factur-X- oder XRechnung-Format in Hybridrechnungen umwandeln. Die Lösung nutzt PDF/A-3 als Trägerformat für die Übermittlung von Rechnungen. Rechnungsempfänger können mit pdfaPilot sowohl die XML-Daten als auch die PDF/A-Datei validieren. Zudem können sie die eingebetteten strukturierten Rechnungsdaten extrahieren und visualisieren. Auf diese Weise lässt sich sehr einfach überprüfen, ob die Daten mit den in der PDF-Datei angezeigten Informationen übereinstimmen.

pdfaPilot generiert zudem strukturierte Daten in anderen, auf PDF/A basierenden Hybrid-Rechnungsformaten. Auch in diesem Fall überprüft die callas-Lösung die PDF/A-Komponente und extrahiert die strukturierten Rechnungsdaten zur weiteren Verarbeitung.

Creating ZUGFeRD / Factur-X invoices Öffnet in neuem Tab

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