Funky Pigeon bietet online eine große Auswahl an einzigartigen Karten und Geschenken an, von denen viele von den Kunden mithilfe des benutzerfreundlichen Editors individuell gestaltet werden können.

„Karten und Geschenke werden in der Regel zu besonderen Anlässen überreicht, daher möchten Sie keine Standardprodukte. Man möchte etwas Maßgeschneidertes, das die eigene Persönlichkeit widerspiegelt“, erklärt John Symonds, IT-Lösungsmanager bei Funky Pigeon. „Wir sind darauf spezialisiert, Kunden dabei zu unterstützen, unvergessliche Andenken und Karten für jeden Anlass zu gestalten. Da dieser Markt jedoch oft mit hohen Stückzahlen und kurzen Fristen verbunden ist, ist ein zuverlässiger, automatisierter Arbeitsablauf von entscheidender Bedeutung.“

Umstellung auf ein neues Workflow-System

Als Funky Pigeon erstmals Kontakt zu Four Pees aufnahm, ging es darum, das veraltete Workflow-System zu ersetzen, das nicht mehr unterstützt wurde. Dies brachte zwei wesentliche Herausforderungen mit sich: Zum einen war dieses Workflow-System bereits seit vielen Jahren im Einsatz und im Laufe der Zeit erweitert und verfeinert worden, zum anderen verarbeitete es ein sehr großes Dateivolumen für eine äußerst vielfältige Produktpalette.

„Die Ablösung eines bestehenden Workflows ist stets eine Herausforderung“, überlegt Andy Banks, Vertriebsleiter für Großbritannien und Irland bei Four Pees. „Man kann sich Ausfallzeiten bei einem unverzichtbaren Workflow-System nicht leisten und muss sicherstellen, dass die Ersatzlösung vom ersten Tag an effizient und optimiert ist. Das machte dieses Projekt ein wenig ‚spannender‘. Und aufgrund des hohen Auftragsvolumens war die durchschnittliche Durchlaufzeit pro Auftrag besonders wichtig.“

Enfocus Switch und pdfToolbox – die richtige Kombination für die Automatisierung

Aus diesen Gründen wurde das Projekt unter Einsatz von zwei Kerntechnologien umgesetzt: callas pdfToolbox CLI wurde für die PDF-Verarbeitung ausgewählt, und Enfocus Switch wurde zur Erstellung der erforderlichen automatisierten Arbeitsabläufe eingesetzt. pdfToolbox verfügt über eine sehr effiziente und in hohem Maße konfigurierbare Ausschieß-Engine, die sich als ideal für die Stapelverarbeitung eingehender Aufträge und der dazugehörigen Auftragsblätter erwiesen hat.

Enfocus Switch bietet eine flexible Automatisierungsplattform, die nicht nur die Umsetzung der unmittelbaren Anforderungen ermöglichte, sondern auch dynamisch genug ist, um künftige zusätzliche Anforderungen zu unterstützen. Dadurch ist das neue System für die Zukunft gerüstet.

„Zu Beginn des Projekts hofften wir, einen direkten Ersatz zu finden,“ erklärt Tom Skinner von der IT-Abteilung bei Funky Pigeon: „Glücklicherweise hat uns Four Pees in dieser Hinsicht herausgefordert und darauf bestanden, die einzigartigen Eigenschaften von Switch und pdfToolbox zu prüfen. Während unser altes System nur halbautomatisiert war und häufige manuelle Eingriffe erforderte, um das Volumen korrekt zu verarbeiten, übernimmt der neue Workflow solche Optimierungen vollständig automatisiert. Produkte sind zwar wichtig, doch für uns war es weitaus entscheidender, einen Partner zu finden, der in dieser Hinsicht mit uns mitdenkt. Wir möchten letztendlich die beste Lösung erzielen.“

Problematische Aufträge automatisch identifizieren

Die Flexibilität der implementierten Plattform zeigte sich erneut, als sich herausstellte, dass es ein Problem mit dem EFI Fiery gab, der gelegentlich Aufträge „ausließ“. In einem derart umsatzstarken Arbeitsablauf ist es von entscheidender Bedeutung, sicherzustellen, dass alle Aufträge zu 100 % korrekt gedruckt werden.

Glücklicherweise bietet „ “ für Switch die Möglichkeit, eine Verbindung zu APIs herzustellen, und durch die Anbindung an die Fiery-Protokolldateien konnten diese Protokolle mit den Aufträgen abgeglichen werden, die den Workflow durchliefen. Dies wiederum ermöglichte es, potenziell problematische Aufträge auf automatisierte Weise problemlos zu identifizieren.

Mit drei Switch- und pdfToolbox- -Installationen, die in einer hochmodernen virtualisierten Umgebung laufen, ist Funky Pigeon bestens für die Zukunft gerüstet. Selbst als das Auftragsvolumen im vergangenen Jahr zu bestimmten Zeiten dramatisch anstieg, hielt der Workflow mühelos Schritt.