PDF-Dateien archivierungsfähig machen

Aus den unterschiedlichsten Gründen ist es manchmal erforderlich, PDF-Dateien über einen (sehr) langen Zeitraum zu archivieren. Die Internationale Organisation für Normung (ISO) hat für solche Dokumente den PDF/A-Standard entwickelt. Dieser Standard legt fest, was Sie in Dokumenten, die archiviert werden müssen, tun dürfen und was nicht. Er umfasst mehrere verschiedene Teile (bezeichnet als PDF/A-1, PDF/A-2 …), die wiederum in verschiedene Varianten unterteilt sind.

Die Unterstützung von PDF/A ist das Hauptmerkmal der Lösung „callas pdfaPilot“, ist jedoch auch in der Lösung „callas pdfToolbox“ enthalten, die im Allgemeinen auf Druck-Workflows ausgerichtet ist.

Funktionen

preflight PDF documents

Überprüfung anhand der Norm

callas bietet eine Überprüfung hinsichtlich aller Standardkomponenten und Varianten. Zu diesem Zweck werden mit den Produkten Preflight-Profile (zur Qualitätskontrolle) bereitgestellt, mit denen Sie schnell feststellen können, ob eine PDF-Datei mit PDF/A kompatibel ist, und falls nicht, welche Probleme vorliegen. Das Produkt kann einen benutzerfreundlichen PDF-Bericht erstellen, um Probleme an den Lieferanten des Dokuments weiterzuleiten, oder einen XML- bzw. JSON-Bericht, der in automatisierten Arbeitsabläufen verwendet werden kann.

Making PDF files compatible

PDF-Dateien kompatibel machen

Beim Aufbau eines Archivs ist es häufig erforderlich, dass alle eingehenden Dateien archiviert werden müssen, wobei die höchstmögliche Qualität erhalten bleiben soll. Während viele eingehende PDF-Dateien in der Regel problemlos in das PDF/A-Format konvertiert werden können, gibt es immer einen gewissen Anteil, bei dem dies schwieriger ist.

Die Korrekturfunktionen der callas-Lösungen können Ausweichmechanismen integrieren, um schwierige PDF-Dokumente zu bearbeiten. Dabei kommen Techniken wie das erneute Destillieren von PDF-Dokumenten oder die Rasterung bestimmter Seiten bzw. des gesamten Dokuments zum Einsatz, um ein ordnungsgemäßes, PDF/A-konformes Dokument zu erstellen.

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Nicht auf PDF beschränkt

Zwar werden Dokumente häufig als PDF/A-konforme PDF-Dateien archiviert, doch handelt es sich bei den Ausgangsdokumenten nicht immer um PDF-Dateien. Aus diesem Grund unterstützen die Lösungen von callas auch die Konvertierung anderer Dateiformate in das PDF-Format. Dies gilt für Office-Dokumente, OpenOffice-Dokumente, verschiedene Bilddateiformate sowie E-Mails. Nach der Konvertierung in das PDF-Format können die Dokumente anschließend an die jeweilige PDF/A-Version angepasst werden.

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E-Mail als PDF/A

Manchmal ist es wünschenswert, E-Mails zu speichern, um später darauf zurückgreifen zu können oder sie für geschäftliche Zwecke zu archivieren, damit sie auch in den kommenden Jahren erhalten bleiben. Um diese E-Mails langfristig bestmöglich wiedergeben oder durchsuchen zu können, stellt die systemunabhängige E-Mail-Archivierung im PDF/A-Format eine sichere Methode dar.

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