Bei Impressu beginnt die PDF-Automatisierung oft mit einer Frage, die auf den ersten Blick einfach erscheint: Warum erledigen wir das immer noch manuell?

Manchmal ist die Antwort ein ausgeklügeltes Web-Dashboard; in anderen Fällen ist es ein Hotfolder, der ein hartnäckiges Produktionsproblem löst. So oder so ist das Ziel dasselbe: repetitive Arbeiten zu beseitigen, Fehlerquellen zu reduzieren und es den Mitarbeitern zu ermöglichen, sich auf Aufgaben zu konzentrieren, die ihr Fachwissen wirklich erfordern.

Heute ist die callas pdfToolbox eine der zentralen Technologien, die Dominic Cooper – Dom – einsetzt, um dies zu verwirklichen.

Ein Druck-Erlebnis von Grund auf

Impressum Das Unternehmen hat seinen Sitz in Brisbane, Australien, und produziert unter einem Dach Digitaldruck auf Bogen, Offsetdruck sowie Großformatdrucke, wobei die Bindung und andere Weiterverarbeitungsschritte intern abgewickelt werden. Das Unternehmen fertigt alles von Akzidenzdruck über Beschilderungen bis hin zu Materialien für landesweite Kampagnen. Seit dem Beitritt zu IVE-Gruppe Im November 2025 hat das Unternehmen zudem damit begonnen, eine engere Zusammenarbeit mit den größeren Produktionsstätten der Gruppe in Sydney und Melbourne zu prüfen.
Doms derzeitiger Aufgabenbereich ist die Entwicklung von Geschäftssystemen und -prozessen – ein weitreichendes Betätigungsfeld, das die Bereiche Betrieb, IT, Systementwicklung und Prozessoptimierung umfasst. Dies gibt ihm die Freiheit, das gesamte Unternehmen im Blick zu behalten, sich wiederholende Aufgaben, Engpässe und Fehlerquellen zu identifizieren und zu erarbeiten, wie bestehende Software, automatisierte Arbeitsabläufe oder neue interne Anwendungen diese verbessern können.

Diese Position baut auf einer beruflichen Laufbahn auf, die er eng an der Produktion verbracht hat. Dom begann seine Ausbildung in einer kleinen Print-on-Demand-Druckerei und arbeitete sich über Grafikdesign und Druckvorstufe bis hin zur Workflow-Entwicklung, Automatisierung und IT vor. Durch die Arbeit in einem kleinen Betrieb lernte er nahezu alle Produktionsstufen kennen, von der Dateivorbereitung über den Digitaldruck bis hin zur Weiterverarbeitung und Bindung. Diese praktischen Erfahrungen verbindet er nun mit dem Wissen von Kollegen, die seit Jahrzehnten im Akzidenzdruck tätig sind.

Ebenso wichtig ist die Einbettung in Impressu. Anstatt nur einen isolierten Arbeitsablauf zu betrachten, kann Dom nachvollziehen, was davor und danach geschieht, wie die Mitarbeiter eine Lösung tatsächlich nutzen und wo sie sich in den Gesamtkontext des Unternehmens einfügt. So kann er das Ergebnis beobachten, daraus lernen und die Lösung im Laufe der Zeit kontinuierlich verbessern. Impressu hat bewusst Raum für diese kontinuierliche Weiterentwicklung geschaffen – eine Kompetenz, die Unternehmen dieser Größe häufig von außen einholen.

Dom ist von Haus aus kein Softwareentwickler; er hat sich das Entwickeln beigebracht, weil es ihm eine weitere Möglichkeit bot, Probleme in der Produktion zu lösen. Der Wert, so sagt er, liegt an der Schnittstelle zwischen dem Verständnis der Software und dem Verständnis des Prozesses.

Entdecken, was pdfToolbox wirklich leisten kann

Dom lernte pdfToolbox erstmals um das Jahr 2015 im Rahmen einer Enfocus Switch-Implementierung kennen. Damals betrachtete er es hauptsächlich als eine Komponente zur Überprüfung von Farbräumen und Schnittmaßen. Seine Sichtweise änderte sich, als er sich mit fortgeschrittenerer Automatisierung und der Verarbeitung über die Befehlszeile beschäftigte. In den letzten Jahren hat er zudem gelernt, Anwendungen mit dem Django-Web-Framework zu entwickeln, was eine weitere Ebene der Integration eröffnet.

pdfToolbox funktioniert bei Impressu nach wie vor innerhalb etablierter automatisierter Arbeitsabläufe und wird gleichzeitig zunehmend in maßgeschneiderte Dashboards, Webschnittstellen und CLI-gesteuerte Prozesse integriert. Anstatt Impressu auf eine einzige, festgelegte Arbeitsweise festzulegen, stellt es eine PDF-Verarbeitungs-Engine bereit, auf deren Grundlage Dom die unternehmensspezifischen Geschäftsregeln umsetzen kann.

Bessere Informationen für Vertriebsteams

Einer der aktuellen Arbeitsabläufe bei Impressu ermöglicht

es

den Nutzern, eine PDF-Datei zur automatisierten Prüfung einzureichen. pdfToolbox analysiert die Datei und liefert strukturierte JSON-Daten zurück, anhand derer Dom eine maßgeschneiderte HTML-E-Mail für den zuständigen Vertriebsmitarbeiter erstellt. Darin werden Farben, Abmessungen, Seitenrahmen, Ausrichtung, Bildauflösung und weitere Produktionsinformationen zusammengefasst.

Eine einfache Statusanzeige in Grün, Orange oder Rot gibt an, ob die Datei produktionsbereit ist, Warnungen enthält oder schwerwiegende Probleme aufweist. pdfToolbox führt die komplexe Analyse durch, während die benutzerdefinierte Oberfläche das Ergebnis in einer Form darstellt, die für die Person, die darauf reagieren muss, verständlich ist.

Aktualisierung von 1.500 klinischen Formularen

Eine weitaus größere Herausforderung ergab sich, als einer der Kunden von Impressu aus dem Gesundheitswesen ein umfassendes Rebranding durchführte. Rund 1.500 klinische Formulare enthielten ein veraltetes Logo. Die Formulare selbst mussten nicht geändert werden, doch das bisherige Branding durfte auf keinen Druckvorlagen mehr erscheinen.

Anfangs wurde jede Anfrage manuell bearbeitet: Ein Mitarbeiter öffnete die PDF-Datei, entfernte das alte Logo, fügte das neue ein, speicherte die Datei und gab einen Korrekturabzug zurück. Die Bearbeitung jedes Formulars dauerte zwischen fünf und zehn Minuten, und der Prozess war darauf angewiesen, dass jede einzelne Anfrage beachtet und korrekt bearbeitet wurde. Schließlich gelangte ein Formular mit dem alten Logo in die Produktion.
Da das Logo an einer vorhersehbaren Stelle erschien, erstellte Dom ein pdfToolbox-Profil, das es durch die neue Version ersetzte. Anstatt die Formulare erst bei Bedarf zu aktualisieren, verarbeitete Impressu die gesamte Bibliothek.

Eine Aufgabe, die manuell zwischen 125 und 250 Stunden Produktionsarbeit erfordert hätte, wurde als ein einziger kontrollierter Batch-Prozess abgeschlossen. Zudem wurde dadurch das Risiko beseitigt, dass ein weiteres veraltetes Formular unerwartet in die Produktion gelangt.

„Es gibt kaum ein Problem mit einer PDF-Datei, das ich mit pdfToolbox nicht lösen konnte“, sagt Dom. „Manchmal handelt es sich um die seltsamsten Dinge, aber es gibt immer einen Weg.“

Eine auf den Bediener ausgerichtete Anordnung

Dom hat zudem mit pdfToolbox ein maßgeschneidertes Ausschießsystem für die Großformatabteilung von Impressu entwickelt. Die Anwendung erstellt rasterbasierte Layouts und fügt eine einzige durchgehende Schneidekontur für die Zünd-Schneidemaschinen des Unternehmens hinzu.

Die Bediener nutzen ein Web-Dashboard, um eine Datei einzureichen und auf der Grundlage der bekannten Papiergröße einen Ausschießplan zu erstellen. Wenn sie einen verfügbaren Restbogen verwenden möchten, können sie dessen Abmessungen eingeben, woraufhin das System automatisch ein geeignetes Layout berechnet.

Vor kurzem hat Dom das Projekt unter Einsatz von KI-gestützter Entwicklung und neueren Ausschießfunktionen von pdfToolbox überarbeitet. Durch das überarbeitete System konnten die Verarbeitungszeiten von etwa einer Minute auf nur noch wenige Sekunden reduziert werden.

Das Ergebnis ist nicht lediglich ein automatisiertes Ausschießprofil, sondern ein für den Bediener konzipiertes Produktionswerkzeug, das auf den eigenen Materialien, Anlagen und Arbeitsmethoden von Impressu basiert.

Automatisierung als fortlaufender Prozess

Die

Zusammenarbeit zwischen Impressu und Workflowz besteht bereits seit vielen Jahren. Dom lernte den Geschäftsführer Alan Dixon kennen, als das Unternehmen sich mit der Erstellung von Online-Dokumentvorlagen befasste, und Alan steht seitdem weiterhin mit Rat und technologischen Lösungen rund um Workflow- und callas-Software zur Seite. Bei einem kürzlichen Besuch in Brisbane sah er einige der von Dom entwickelten Systeme und meinte, diese Geschichte sei es wert, erzählt zu werden.

Für Dom ist die Automatisierung kein Projekt, das irgendwann einmal abgeschlossen sein wird. Seine Position innerhalb des Unternehmens ermöglicht es ihm, zu beobachten, wie sich eine Verbesserung in der Praxis bewährt, auf die Rückmeldungen der Nutzer einzugehen und sie kontinuierlich weiterzuentwickeln. Manche Möglichkeiten führen zu umfangreichen Entwicklungsprojekten; andere erfordern lediglich ein Profil, einen Prozessplan und einen Hotfolder.

Da Impressu nun enger mit anderen Produktionsstandorten der IVE-Gruppe zusammenarbeitet, ist Dom bestrebt, verschiedene Vorgehensweisen zu vergleichen, die Errungenschaften des Teams in Brisbane weiterzugeben und die nächsten Probleme zu identifizieren, deren Lösung sich lohnt.

Automatisierung ist niemals ein Selbstzweck. Ihr Zweck besteht darin, vermeidbare Verzögerungen zu beseitigen, die Produktion zuverlässiger zu gestalten und qualifizierte Mitarbeiter von Aufgaben zu entlasten, die von Software schneller und konsistenter ausgeführt werden können.

Und wenn das nächste ungewöhnliche PDF-Problem auftritt, wird sich Doms Reaktion wohl kaum ändern: „Es gibt immer einen Weg.“