Fancy Walls: Vom Wohnzimmertisch zur automatisierten Tapetenproduktion
Öffnet in neuem Tab Burocad optimiert und automatisiert die Auftragserfassung und die Qualitätskontrolle
Seit 1997 hat sich das in Belgien ansässige Unternehmen Burocad zu einer der größeren Online-Druckereien des Landes entwickelt. Es bietet eine breite Palette an Druckprodukten an, von Verpackungen bis hin zu großformatigen Grafiken.
Im Zuge der Expansion des Unternehmens wurde das eigene Web-to-Print-Portal „Print Smart“ eingeführt. Die Plattform ermöglicht es den Kunden, Aufträge einfach einzureichen und die gewünschten Optionen auszuwählen.
Allerdings erforderten viele nachfolgende Arbeitsschritte nach wie vor eine manuelle Bearbeitung und Überprüfung. Um das weitere Wachstum zu fördern und die Effizienz zu steigern, suchte Burocad nach einer Möglichkeit, die Bearbeitung der über Print Smart eingereichten Aufträge zu automatisieren.
Vollautomatisierte Auftragserfassung und Qualitätskontrolle
Four Pees begann das Automatisierungsprojekt mit einer Analyse der bestehenden Systeme und Anforderungen von Burocad. Berater des VIGC, des flämischen Innovationszentrums für grafische Kommunikation, brachten zudem ihr Branchen- und Prozess-Know-how ein.
„Auf der Grundlage dieser Analyse haben wir eine Lösung entwickelt, die callas pdfToolbox Server und Enfocus Switch für die automatisierte Auftragserfassung kombiniert“, erklärt Philip Cremers, Vertriebsmitarbeiter für die Benelux-Länder bei Four Pees.
Auf der Grundlage einer Reihe von Qualitätsprüfungen und automatisierten Regeln lässt sich nun der gesamte Ablauf der Auftragserfassung von A bis Z automatisieren.
Preflight auf Basis verschiedener Profile
Mithilfe von pdfToolbox und Metadaten von Print Smart: Alle Preflight- und Qualitätskontrollverfahren für Aufträge, die über die Print-Smart-Plattform eingehen, sind vollständig automatisiert, sodass keinerlei manueller Eingriff erforderlich ist.
„Alle PDF-Dateien durchlaufen nun denselben Preflight-Prozess, werden jedoch nicht alle gleich behandelt“, erklärt David van Driessche, CTO bei Four Pees. „Unsere Basisqualitätsprofile basieren auf den Standards der Ghent Workgroup, doch je nach den Metadaten des Auftrags werden die Prüfungen und Korrekturen dynamisch an den jeweiligen Auftrag angepasst. Das Variablenkonzept in pdfToolbox macht es sehr einfach, so etwas umzusetzen.“
Im derzeitigen Arbeitsablauf wird eine Datei als „fehlerhaft“ eingestuft, sobald sie auch nur einen einzigen Preflight-Fehler aufweist. Ist eine Datei fehlerhaft, wird sie nicht an die nächste Stufe weitergeleitet, sondern an eine Umschalten Checkpoint. Der Checkpoint zeigt Metadaten zum Auftrag sowie einen Preflight-Bericht an und ermöglicht es einem Mitarbeiter von Burocad, die PDF-Datei abzurufen, zu bearbeiten und erneut in den Checkpoint hochzuladen, damit der Arbeitsablauf fortgesetzt werden kann. Das bedeutet, dass die PDF-Datei sofort korrigiert oder eine aktualisierte Datei vom Kunden angefordert werden kann.
Sobald die Datei korrigiert wurde, stellt Switch sicher, dass der Dateiname weiterhin korrekt ist, und leitet den Auftrag dann an die Stelle vor der Vorabprüfung zurück, sodass der Auftrag erneut einer Vorabprüfung unterzogen wird, wodurch die Qualität aller Dokumente im gesamten Workflow gewährleistet wird.
Schritte in Richtung Zukunft
Die Optimierung der Auftragserfassung bei Print Smart ist nur das erste Kapitel in der Geschichte der Automatisierung, die Burocad schreiben möchte.
„Dies ist nur der erste Baustein eines größeren Projekts, das wir hier bei Burocad umsetzen möchten“, erklärt Maarten Esveldt, COO bei Burocad. „Nachdem diese erste Phase umgesetzt wurde, möchten wir uns eingehender mit der Automatisierung befassen und in einer zweiten Phase spezifische Dashboard-Lösungen in unsere Arbeitsabläufe integrieren. Mit diesen Dashboards erhalten wir einen klaren Überblick über den Status aller Aufträge und können zudem erkennen, wo langfristig Verbesserungen möglich sind.“
David van Driessche war damals CTO bei Four Pees, ist heute jedoch Chief Evangelist bei callas software.
